La méthode GTD

Je lis actuellement un livre qui s’intitule «S’organiser pour réussir» de David Allen, qui est un as de la productivité et de l’efficacité professionnelle, et l’un des théoriciens les plus influents dans son domaine. Il coache des cadres supérieurs et leur apporte les outils nécessaires à une bonne gestion de leur temps, pas seulement au bureau mais également à la maison. Ses méthodes ont fait leurs preuves, des milliers de cadres supérieurs ont été conquis et fonctionnent aujourd’hui avec la méthode GTD (Getting Things Done = faire avancer les choses), qui a augmenté leur productivité et diminué leur stress.

Je suis actuellement en train de tester la méthode GTD, je m’y suis mis il y a tout juste quelques jours donc ce n’est pas encore assimilé. En lisant ce livre j’ai pris conscience du nombre de messages que nous recevons par jour qu’ils soient électroniques (courriels) ou vocaux. Et là je vous parle seulement professionnellement, mais il y a personnellement, les enfants, leurs activités, les factures etc. Comment puis-je réussir à gérer tout ça avec efficacité, sans stress?

La méthode GTD permet de libérer le cerveau de la nécessité de penser à tous nos engagements. Avec l’esprit clair et désencombré, vous pourrez travailler plus efficacement et sans stress. Quand une nouvelle demande nous arrive, on doit collecter l’information, traiter le contenu des sujets et déterminer l’action qu’ils exigent, organiser les actions concrètes à exécuter. Je me suis pratiqué cette semaine : aussitôt qu’un courriel arrivait, je me posais la question. Si le traiter me demandait moins de deux minutes, je réglais la situation. Si le courriel me demandait du travail, soit que je le déléguais ou je lui fixais un temps dans mon agenda pour répondre au courriel. L’autre chose importante : à tous les soirs je dois vider ma boîte de courriels entrants.  Cette méthode nous oblige à avoir de l’organisation.

En résumé, voici les 5 étapes de la méthode GTD :

  1. Enregistrez tout. Vos choses à faire, vos idées, vos tâches récurrentes, tout. Notez-les dans un carnet, une application pour les tâches, un agenda, tout ce que vous préférez utiliser pour vous organiser. Vous voulez tout enregistrer dès que cela se produit, pour que vous n’ayez plus à y penser jusqu’à ce qu’il soit temps de le faire.
  2. Clarifiez les choses que vous devez faire. Ne vous contentez pas d’écrire «Planifier mes vacances», décomposez-le en étapes concrètes pour que rien ne vous empêche de vous acquitter de cette tâche.
  3. Organisez ces actions par catégories et par priorités. Attribuez des dates d’échéance, dans la mesure du possible, et définissez des rappels afin que vous puissiez les suivre. Portez une attention particulière à la priorité de chaque action.
  4. Réfléchissez sur votre liste de tâches. D’abord, examinez vos tâches pour voir quelles devraient être votre prochaine action. C’est là que l’étape de clarification porte ses fruits, car vous devriez pouvoir choisir quelque chose que vous avez le temps et l’énergie de faire immédiatement.
  5. Mettez-vous au travail. Choisissez votre prochaine action et allez-y. Votre système est, pour l’instant, configuré pour vous faciliter la tâche. Vos tâches sont classées par priorité et classées par catégories.

Je veux remercier Olivier Roland qui, dans son blogue, vantait les mérites de ce livre.  Pour ceux que cela intéresse, S’organiser pour réussir de David Allen. Bonne lecture.

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